Vlot tentenverhuur voor zomerkampen dankzij RFID Asset Management

Kinder- en jeugdkampen mogen deze zomer weer zonder coronamaatregelen georganiseerd worden; het tentenverhuur door het Vlaams Departement van Cultuur, Jeugd en Media (CJM) draait dan ook op volle toeren. Om inzicht te krijgen in de whereabouts van de tenten en om te controleren of ze volledig zijn, rekent het CJM op de RFID Asset Management-oplossing van Aucxis.

Voor de materiële uitrusting van hun kampen kunnen jeugdverenigingen aankloppen bij de Uitleendienst Kampeermateriaal van de Vlaamse overheid. Deze dienst beschikt over een aanbod van zo’n 2.300 seniortenten (voor 10 personen) en +/- 3.250 patrouilletenten (8 personen) met toebehoren zoals tent- en grondzeilen, spanten en vensterplaten. Dit jaar worden er maar liefst 13.500 tenten verhuurd. 

Met deze indrukwekkende aantallen is het een uitdaging om te allen tijde het overzicht van de stock en roulatie van de tenten te bewaren, en ook om de volledigheid van de teruggebrachte tenten te bewaken. Het CJM koos voor onze standaard verhuuroplossing om de registratie van de uitlevering en terugname van de tenten te automatiseren. 

Hiervoor werden alle tenten en binnenzeilen uitgerust met een UHF RFID-label. De registraties worden uitgevoerd bij het uit- en inleveren van de tenten via de POLARIS-app die op de handheld RFID-scanners draait. Alle data worden opgeslagen in een webportaal en zijn daar beschikbaar voor raadpleging. Het gebruikersplatform biedt een duidelijk grafisch overzicht van de assets per locatie, hun status, het type enz.   

Dankzij de slimme RFID-oplossing behouden de medewerkers van de uitleendienst steeds het overzicht en kunnen ze met een gerust hart de duizenden aanvragen van de jeugdverenigingen correct behandelen.