Aucxis creëert één centrale GS1-database voor UZ Gent om apotheeklogistiek te organiseren

Met 3.000 patiënten per dag is een gestroomlijnd ronddraagproces met sluitende tracering vanuit de centrale apotheek naar de verschillende afdelingen een absolute must voor UZ Gent. Om de nieuwe gebruikerssoftware hiervoor in dienst te kunnen nemen, gaf Aucxis vorm aan één centrale GS1-database met bijbehorende EPCIS-interfaces, waarin de data van verspreide logistieke databanken van het ziekenhuis werden samengebracht.

Zo kan de software haar data uit de database met universeel gekende EPC-codering putten. Deze standaard manier van werken maakt het ook eenvoudig om in de toekomst extra applicaties toe te voegen.

UZ Gent beschikt over een centrale apotheek die alle afdelingen van het ziekenhuis van medicatie, verzorgingsmateriaal, steriele onderdelen en medische hulpmiddelen voorziet. Met enkele honderden transporten per dag is dit een logistiek huzarenstukje.

Softwaresysteem met flowcharts en takenlijsten

Om hun verouderde systeem te vervangen, koos UZ Gent ervoor om software in te zetten waarmee ze hun bestaande logistieke processen konden modelleren en optimaliseren. Hiervoor selecteerde UZ Gent de Workflower-software van onze partner Amaron. De gebruikers kunnen alle logistieke acties visueel weergeven in een flowchart, bijvoorbeeld ‘Scan item X om het te identificeren’, ‘Leg item X in kar Y’, ‘Rijdt ermee naar afdeling Z’ enz.
De acties van de flowchart worden vervolgens omgevormd tot een werkscherm met takenlijsten voor de logistieke medewerkers.

Van decentrale databanken tot GS1-compliant centrale database

Om de Amaron Workflower op een optimale manier te kunnen inzetten, was er nood aan een centrale database die alle details rond de producten, verplaatsingen, inzetbaar personeel enz. bevat. Deze data bevond zich tot nog toe in doorheen het ziekenhuis verspreide databases en mastertabellen. Aangezien UZ Gent de tracering van de logistieke acties in de toekomst nog verder wil uitbreiden naar andere toepassingen – bijvoorbeeld de tracering van bloedproducten – diende de database opgezet te worden volgens de universele GS1-normen en toegankelijk te zijn via de GS1-EPCIS-interface.

Aucxis stelde samen met UZ Gent een plan op om de eigen productcodes van het ziekenhuis te converteren naar de standaard EPC-codes van GS1. Vervolgens werden deze productcodes ondergebracht in de centrale database, die geschreven werd volgens de normen van GS1. De logistieke afhalings- en leveringsacties worden via barcodes gescand en geïdentificeerd met handhelds van Aucxis: de GS1-compliant database wordt dus voortdurend gevoed met deze gegevens.

Via de GS1-EPCIS-interface kan de database nu gevoed en gelezen worden door de Amaron Workflower en Aucxis rapporteringsmodule.

Futureproof en universeel traceringsplatform

Dankzij de slimme combinatie van de scanapparatuur en back-end-software van Aucxis en de front-end-software van Amaron zijn alle logistieke handelingen voor de verdeling van apotheekgoederen perfect beheer- en traceerbaar. Op deze manier kunnen de logistieke medewerkers ook optimaal efficiënt ingezet worden en beter samenwerken.

Als GS1-partner biedt Aucxis reeds lang oplossingen aan die de GS1-standaarden integreren. Klik hier voor meer informatie.